Desenvolver uma gestão de compras eficiente é imprescindível para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, trata-se de um setor estratégico, que influencia diretamente no capital e na rentabilidade do negócio. Quando o departamento de compras é bem-sucedido em suas ações, a empresa consegue manter um bom fluxo de vendas, diminuir a taxa de desperdício, controlar os custos e assegurar uma reposição de acordo com a demanda do negócio.
Mas, para isso, é preciso seguir alguns passos, como avaliar dados de compras anteriores e criar um bom relacionamento com os parceiros. Para ajudar o seu negócio, preparamos este artigo com ótimas dicas de como fazer uma gestão de compras diferenciada. Boa leitura!
Qual a importância de fazer uma boa gestão de compras na empresa?
Uma boa gestão de compras é fundamental para o bom andamento orçamentário de qualquer empresa, otimiza os custos e faz toda diferença para os resultados. Através de um bom modelo de gestão de compras as empresas conseguem:
conter despesas supérfluas;
manter o fluxo contínuo de suprimentos para atender adequadamente às demandas da produção e as expectativas dos clientes;
usar os recursos disponíveis de forma mais proveitoso;
manter a qualidade dos serviços oferecidos para os clientes;
cumprir prazos estabelecidos.
Como fazer uma gestão de compras eficiente?
Para realizar a gestão de compras de forma adequada, é preciso identificar as variáveis que oferecem o equilíbrio necessário entre a produção e a prestação de serviço, abastecimento e a satisfação do cliente. Esse setor da empresa é fundamental e deve ser gerido de forma responsável e com todas as ferramentas necessárias. Veja algumas dicas de como fazer uma boa gestão de compras.
1. Analise a demanda de meses anteriores
Ações baseadas em análise de dados tendem a trazer melhores resultados para a empresa. Contudo, como a gestão de compras é uma atividade que mexe diretamente com o capital do negócio, é essencial trabalhar dentro de uma taxa mínima de erro. Por isso, vale a pena armazenar históricos de compras anteriores para consultas e estudos comparativos.
Se a sua empresa conta informações válidas no banco de dados, por que não utilizá-las para otimizar os processos? A partir desse projeto elaborado o gestor entende se há alguma sazonalidade dos produtos, se o preço de algum insumo muda de acordo com a época do ano, entre outros.
Assim, ele consegue definir os melhores períodos de venda e qual estratégia utilizar para adquirir a mercadoria que necessita sem impactos negativos no caixa da empresa.
2. Faça um bom gerenciamento de estoque
Tal como o fluxo de vendas, o estoque é um dos principais indicativos para uma atitude mais enérgica da gestão de compras. Ou seja, o número de entrada e saída de produtos deve ser um conhecimento intrínseco para os profissionais do setor. Nesse sentido, o gestor precisa manter um controle rigoroso do estoque, garantindo negociações de compra dentro da necessidade da empresa. Para facilitar o trabalho, é interessante definir um nível mínimo do estoque.
Assim, com o acompanhamento contínuo, é possível saber sempre que o nível do estoque atingiu o limite. Além de assegurar um bom giro de produtos, essa estratégia garante que a empresa não adquira mercadorias em demasia e nem tenha defasagem no seu armazenamento.
3. Encontre bons fornecedores
Por mais que se crie um planejamento diferenciado, os bons resultados do setor de gestão de compras só serão possíveis se a empresa contar com fornecedores qualificados. Logo, se os parceiros não cumprirem com suas obrigações, toda operação pode ser comprometida.
O primeiro passo para extrair o melhor dessa relação é considerar os fornecedores como parceiros de negócio e como peças fundamentais. Esse conceito de gestão deve estar presente na empresa antes de qualquer negociação.
Além disso, avalie a credibilidade do fornecedor no mercado, seu histórico de atividades, bem como a disponibilidade de produtos e entregas. Não considere jamais o preço como fator principal de escolha. Analise sempre pela perspectiva de custo-benefício, assegurando qualidade no serviço e nas mercadorias.
4. Monitore as vendas
O responsável pelo setor de compras precisa sempre ter informações atualizadas sobre a saída de todos produtos, especificando a finalidade: venda ou uso. Apenas dessa forma, é possível compreender o fluxo do estoque de forma mais assertiva. Além disso, esse tipo de controle permite que a empresa continue executando, com eficiência e sem interrupções, todas as suas atividades.
5. Aprenda a negociar
Além de saber comprar os produtos que sua empresa precisa, é necessário que o gestor de compras saiba negociar as melhores formas de pagamento, preços e prazos. Dessa forma, é possível garantir que o capital da empresa será aplicado da melhor maneira, evitando transtornos e prejuízos.
A recomendação é que a área de gestão de compras sempre faça cotações e orçamentos com fornecedores diferentes, optando por aqueles que oferecem as condições mais adequadas com as condições financeiras da empresa.
6. Invista em SRM
O SRM (Supplier Relationship Management) é um importante recurso para ampliar significativamente as possibilidades no gerenciamento de suprimentos. A Gestão de Relacionamento com Fornecedores é um sistema capaz de controlar o relacionamento com os fornecedores de forma eficiente e detalhada.
Assim, esse sistema de gestão é indispensável para o bom gerenciamento de relações entre empresas e fornecedores das mercadorias ofertadas aos clientes. Geralmente, esse sistema trabalha junto a um software que gerencia esse relacionamento com automatizações bem mais eficazes que os processos manuais ou com ferramentas improvisadas.
7. Utilize um software eficiente
Para aprimorar a gestão de compras de uma empresa, é importante fazer uso de softwares eficientes. Esses programas auxiliam as empresas a estruturar processos, automatizar, comprar e fornecer informações relevantes, como cotações, pedidos, cadastros e recebimentos, em tempo real.
É fundamental que o software escolhido proporcione uma plataforma totalmente flexível e integrada, capaz de avaliar e monitorar os resultados dos procedimentos operacionais, gerenciais e estratégicos. Essa é uma forma de garantir uma posição de destaque frente aos concorrentes.
Quais as consequências de não se preocupar com um processo de gestão de compras?
A falta de um processo de gestão de compras eficiente pode levar diversas consequências para a empresa. A falta de investimento em tecnologia, por exemplo, pode levar a muitos prejuízos. Além disso, é por meio da gestão de compras que se torna possível reduzir e melhorar o controle de custos, permitindo a melhora nos resultados.
Portanto, um trabalho diferenciado com a gestão de compras é capaz de trazer diversas vantagens para o seu negócio, como aumento de rentabilidade e redução de custos. Quanto melhor o gerenciamento, menor o desperdício e maior o fluxo de vendas. Por isso, é importante trabalhar com análise de dados e desenvolver um bom relacionamento com fornecedores capacitados.
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